在 Outlook 中查看客户信息，将邮件往来留存到 CRM。
概述
使用 ShareCRM 加载项，您可以在处理 Outlook 邮件时查看相关客户和联系人，将重要邮件同步到 CRM，也可以把邮件中的新客户或联系人添加到 CRM，方便后续跟进。
本文按两类操作介绍使用方法：
- 人员识别与创建：识别邮件参与人，查看已匹配客户的详情，将尚未录入的人员和业务信息添加到 CRM。
- 邮件同步：将阅读中或新建的邮件同步到 CRM，检查同步结果，调整关联并查看已留存的邮件。
开始之前
- 已有可用的纷享销客 CRM 账号。
- 企业已安装或部署 ShareCRM 加载项，您可以在 Outlook 中打开它。
- 管理员已完成企业所需的授权；通过已绑定账号登录时，已完成 Microsoft 365 账号与 CRM 账号绑定。
- 使用邮件同步前，管理员已完成 Outlook 邮件同步 CRM 授权。
打开并登录 ShareCRM
- 在 Outlook 中，打开需要处理的邮件。
- 在 Outlook 工具栏或邮件的应用入口中，打开 ShareCRM 加载项。
- 在右侧登录页面中，点击 Login，进入 CRM。
如果管理员已在后台完成 Microsoft 365 企业授权，并将您当前登录的 Outlook 账号与对应的纷享销客 CRM 人员账号绑定，点击 Login 后，系统会自动匹配已绑定的 CRM 账号，免去再次输入账号和密码。请确认当前 Outlook 账号是管理员已绑定的账号。
您也可以点击登录页底部的 Use account and password login，按页面提示使用纷享销客账号和密码登录。
登录后，面板顶部显示当前 CRM 用户，例如 Hi, Jordan。开始处理邮件前，请确认登录的是自己的账号。
说明： 加载项名称以企业实际部署的应用为准。
人员识别与创建
先确认邮件参与人是否已有 CRM 记录。已匹配的客户可以直接查看详情；尚未匹配的人员可以按需要创建业务记录。
识别邮件中的人员和 CRM 记录
打开邮件后，加载项根据发件人、收件人和抄送人的邮箱地址，展示对应的人员和 CRM 记录。
| 页面区域 | 您可以了解什么 |
|---|---|
| 未匹配到 CRM 的数据 | 邮件中的哪些人员尚未匹配到 CRM 业务记录，可通过“添加到CRM”继续建档 |
| 通过邮箱匹配的 CRM 记录 | 已找到的客户、联系人等记录，可查看详情或选择为本封邮件的关联记录 |
| 邮箱地址对应的员工 | 识别到的企业内部员工，便于区分同事与客户 |
例如，一封邮件中同时有客户和您的同事时，可以把邮件关联到相关客户记录；尚未录入 CRM 的外部联系人，则可以先通过添加到CRM建档。
说明： 列表显示已匹配到客户或联系人，不等于邮件已经同步。还需要选择要关联的记录，并完成同步操作。
查看已匹配客户的详情和动态
识别到客户后，可以在 Outlook 侧边栏直接查看客户背景和已有沟通记录，为回复邮件做好准备。
- 在加载项的 CRM 记录列表中，点击蓝色的客户名称。
- 在侧边栏打开的客户详情中，查看客户基本信息、负责人等内容。
- 在详情页的动态页签中，查看客户跟进和相关沟通记录。
- 需要返回邮件人员列表时，点击详情页左上角的返回箭头。
例如，回复客户前，可以先查看客户负责人及近期跟进情况，避免重复询问或遗漏已有沟通安排。
说明： 客户详情中展示的信息取决于您的 CRM 权限和企业配置。
将未匹配人员添加到 CRM
收到新客户邮件，或发现邮件中有尚未录入 CRM 的联系人时，可以从邮件人员列表直接发起新建，将后续需要跟进的人员和业务信息留存到 CRM。
- 在加载项的未匹配到 CRM 的数据区域，找到需要留存的人员。
- 在该人员右侧，点击添加到CRM。
- 在弹出的选项中，选择需要创建的记录类型。
- 根据打开的新建页面，填写并核对信息。
- 完成保存后，返回邮件人员列表检查结果。
可按以下场景选择记录类型：
| 选项 | 适用场景 |
|---|---|
| 客户 | 需要建立客户档案，持续记录与该客户的业务往来 |
| 销售线索 | 刚接触的新潜客，需要进一步了解需求和合作意向 |
| 联系人 | 需要记录与您沟通的具体人员，便于维护联系方式和客户关系 |
| 商机 | 已有具体合作机会，需要跟进需求、方案或成交进展 |
新建前，建议先确认 CRM 中是否已有对应记录，避免重复建档。具体需要填写的字段，以企业的新建页面为准。
说明： “添加到CRM”用于创建业务记录；“同步邮件到CRM”用于留存当前邮件。完成人员建档后，如需同时留存邮件，请继续检查关联记录并执行邮件同步。
邮件同步
将需要留存的邮件关联到相关客户、联系人等 CRM 记录，方便后续查看沟通过程。人员匹配帮助您找到记录，同步时还需要确认本封邮件应关联哪些记录。
每次操作针对当前这封邮件。需要留存其他邮件或后续回复时，请打开对应邮件再进行操作。
阅读邮件时同步到 CRM
收到客户需求、报价反馈或其他需要留存的邮件后，可以把当前邮件同步到相关 CRM 记录，方便后续查看沟通过程。
- 在 Outlook 中，打开需要留存的邮件。
- 在右侧 ShareCRM 面板中，找到通过邮箱匹配的 CRM 记录。
- 在相关客户或联系人记录右侧，点击圆形选择框。
- 确认需要关联的记录显示为橙色勾选状态。
- 在面板底部，点击同步邮件到CRM。
同一封邮件涉及多个业务记录时，可以按实际需要选择多个关联。例如，同时选中相关客户和联系人，使这封邮件与两条记录建立关联。
新建邮件时设置发送后同步
向客户发送方案、报价或沟通安排时，可以先选择需要关联的 CRM 记录，再开启发送后同步，减少发送后补录邮件的操作。
- 在 Outlook 中新建一封邮件，填写收件人、抄送人、主题和正文。
- 在当前邮件中，打开 ShareCRM 加载项。
- 在右侧面板中，核对收件人、抄送人匹配到的 CRM 记录。
- 勾选本封邮件需要关联的记录。
- 在面板右上方，开启发送后同步开关。
- 确认邮件内容和关联记录后，在 Outlook 中点击发送。
- 发送完成后，可在已发送邮件中打开该邮件，检查加载项的同步状态。
说明： 开启“发送后同步”表示为这封邮件设置发送后的同步操作。仅保存草稿或打开开关，并不表示邮件已经同步；请在发送后检查实际结果。
确认同步结果
同步完成后，加载项顶部显示绿色的已同步到ShareCRM提示。页面同时提示邮件已同步到CRM邮件和动态，您可以继续查看相关记录，或调整邮件关联。
发送后同步的邮件，可在 Outlook 已发送邮件中打开并检查上述状态。若尚未出现同步成功提示，可到 CRM 中检查对应客户的动态是否已有邮件记录；仍未同步时，请联系管理员检查授权和账号绑定。
调整已同步邮件的关联记录
邮件同步后，如果需要补充相关客户、增加联系人，或修正此前选错的关联记录，可以继续调整。
例如，一封邮件最初只关联了联系人，后续希望也保存在客户的沟通记录中，可以补选对应客户后保存。
- 在 Outlook 中，打开已同步的邮件。
- 确认加载项顶部显示已同步到ShareCRM。
- 在 CRM 记录列表中，勾选需要新增关联的记录，或取消不再需要的关联。
- 在面板底部，点击保存。
- 保存后，检查关联记录的勾选结果。
需要放弃本次调整时，可以点击取消。
页面提示：调整关联不会删除已同步的邮件和动态记录，只影响记录关联的业务数据。因此，取消某条关联后，如需查找原邮件，请同时核对当前保留的关联记录。
在 CRM 中查看已同步邮件
邮件同步后，您可以在 CRM 中打开关联的客户记录，在客户详情右侧的动态中查看邮件记录，方便继续跟进客户。
- 在 CRM 中，打开同步时关联的客户。
- 在客户详情右侧的动态区域，找到对应的邮件记录。
- 查看邮件内容，以及卡片中的客户、联系人和邮件链接，核对是否关联到正确的业务记录。
- 需要进一步查看对应邮件时，点击卡片中的邮件链接。
- 在打开的邮件详情中，查看邮件主题、发件人、收件人、抄送人、收件时间和正文。
点击动态卡片中的邮件链接后，打开如下详情页。左侧展示邮件内容，便于回顾沟通；右侧可查看当前页面提供的会议摘要等互动信息，具体内容以企业配置和实际页面为准。
常见问题
为什么匹配到了客户，但邮件还没有同步？
邮箱匹配帮助您找到相关 CRM 记录。请勾选需要关联的记录，再点击同步邮件到CRM；新建邮件则需要设置发送后同步并发送。完成后检查是否出现绿色的已同步到ShareCRM提示。
找不到对方的 CRM 记录时怎么办？
先核对邮件中的邮箱地址。若该人员确实尚未录入 CRM，可以点击其右侧的添加到CRM，选择合适的记录类型并完成建档。
添加人员到 CRM 后，邮件会一起保存吗？
请分别检查建档结果和邮件同步状态。需要留存邮件时，还应确认关联记录并执行邮件同步。
同一封邮件可以关联客户和联系人吗？
可以。在匹配到的 CRM 记录中，勾选与本次沟通相关的客户和联系人，再完成同步或保存关联调整。
已同步后才发现关联选错了怎么办？
打开已同步邮件，调整 CRM 记录的勾选状态后点击保存。页面提示此操作不会删除已同步的邮件和动态记录。
为什么看不到 ShareCRM 或无法登录？
请先确认企业已为您提供 ShareCRM 加载项。通过已绑定账号登录时，当前 Outlook 账号需要与管理员在后台绑定的账号一致。点击 Login 后仍无法进入 CRM，请联系管理员检查 Microsoft 365 企业授权，以及该 Outlook 账号与 CRM 人员账号的绑定关系。
相关主题
- 配置 Outlook 加载项（管理员完成企业授权、账号绑定和加载项部署）