一、数据归档的使用场景
场景一：历史客户数据归档
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业务背景：企业在长期运营过程中，积累了大量的客户数据，如客户的基本信息、交易记录、沟通记录等。这些数据随着时间的推移，访问频率逐渐降低，但仍然需要长期保存，以备后续的业务分析、客户回访、法律合规等需求。
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归档需求：将这些历史客户数据归档至大对象存储中，可以有效降低存储成本，同时保证数据的安全性和可靠性。通过设置合理的生命周期策略，自动将低频访问的数据迁移到成本更低的存储介质中，优化存储资源的利用。
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应用场景：例如，某制造企业使用纷享销客CRM系统管理客户关系，每年会产生大量的客户订单和沟通记录。这些数据在业务初期需要频繁访问，但随着时间推移，访问频率大幅降低。企业可以将过去几年的客户订单和沟通记录归档至大对象存储中，以降低存储成本，同时确保数据的长期保存。
场景二：数据备份与恢复
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业务背景：CRM系统中的数据对企业至关重要，任何数据丢失或损坏都可能导致严重的业务中断和经济损失。因此，企业需要定期对CRM系统中的数据进行备份，以确保在发生数据丢失或损坏时能够快速恢复。
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归档需求：将备份数据归档至大对象存储，可以提供可靠的长期保存解决方案，确保数据的可访问性和可靠性。通过大对象存储的高并发访问能力和数据保护机制，保障备份数据在长期存储过程中的安全性和可用性。同时，利用大对象存储的生命周期管理功能，自动将备份数据迁移到成本更低的存储介质中，优化存储成本。
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应用场景：例如，某金融企业使用纷享销客CRM系统管理客户关系，需要定期对系统中的数据进行备份。企业可以将备份数据归档至大对象存储中，以确保数据的长期保存和可恢复性。在需要进行数据恢复时，可以通过大对象存储的高效访问机制，快速恢复备份数据，确保业务的连续性。
二、数据归档的操作指南
1、归档入口及权限
- 入口：
【管理后台】— >【对象管理】— >【数据归档】 - 权限：
- 管理功能权限/对象管理/数据归档
- 系统管理员、CRM管理员 默认具备此权限
- 其他角色 默认不具备、但可由系统管理员分配此管理权限
- 说明：具备此管理权限代表 可在管理后台管理大对象（新建、编辑、删除等）
2、归档列表页
列表页操作功能说明：
编辑：进入编辑页面
禁用：禁用本条归档规则，禁用后停止归档
启用：启用本条归档规则，启用后开启归档
删除 ：状态为启用，打开弹窗提示“规则处于启用状态，不能被删除”，存在按钮“我知道了”，点击后关闭提示弹窗；
3、 新建归档规则
3.1 业务场景举例：
在汽车销售的场景中，需要将【车辆销售单】该对象下的【负责人】和【车辆编号】字段下的历史数据迁移到【车辆订单】的【负责人】和【主属性】字段下
3.2 入口：【管理后台】— >【对象管理】— >【数据归档】— >【新建】
3.3 基础信息配置
3.3.1 归档数据基本信息
归档名称：数据归档的名称；支持自定义命名，和归档数据的归档名称不能重复
API Name：系统会自动生成，也可自定义命名，主要提供给开发人员使用，如无需要，建议不要修改
- 命名规则：
- 只允许英文字母开头
- 中间允许使用英文字母，数字，下划线
- 如果是自定义对象，必须以 __c 结尾
- 除结尾的 __c 外下划线不允许连续出现
- 不能超过38个字符
描述：数据归档的描述说明信息
3.3.2设置归档对象
源对象
需要归档的普通对象，支持预设及自定义对象，每个归档规则支持一个普通对象进行归档，不可修改。
目标对象
需要将数据归档到目标的大对象，每个大对象仅可被一个小对象进行归档，仅可选其它“数据归档”内未被选择过的“大对象”，不可修改。
设置字段
用户选择源对象及目标对象后，用户需根据迁移需求填写【主属性】和【负责人】字段的源对象字段。
字段映射
将小对象需要归档的字段映射到大对象字段上
3.3.3 设置归档数据范围
普通对象的数据归档到大对象的范围设置
全部数据
选中全部数据后，源对象下全部数据都会参与迁移
按条件筛选
若选中按条件筛选，源对象下满足筛选条件的数据才会迁移
3.3.4设置归档频率
普通对象的数据归档到大对象的执行规则设置
频率
可设置选项“一次”、“每日”、“每周”、“每月”
执行时间
用户根据需要设置时区和时间点即可
4、注意事项
- 数据归档后将删除源对象内数据，请谨慎处理。
- 流程进行中的数据不会进行数据归档：包括审批流，业务流，阶段推进器。
- 流程结束的数据可以进行数据归档，但是原数据的所有流程数据将同时被删除。
- 源对象不可选择从对象，从对象的数据迁移依附于主对象
- 字段迁移设置时，源对象的文本字段、网址字段、定位组件定位字段、统计字段下的数据可迁移到目标对象的文本字段下，源对象的人员字段下的数据只能迁移到目标对象的人员字段下，源对象的人员字段下的数据只能迁移到目标对象的人员字段下，数字只能迁移到数字字段；
- 源对象字段和目标对象字段设置好了之后，字段之间就是一一映射关系；
- 一个普通对象可以配置多个归档规则，普通对象一对多大对象；
- 每个大对象仅可被一个普通对象归档；
- 配置为归档的普通对象字段禁用或删除后，将不会继续归档该字段数据，其他字段正常
- 字段映射不可修改；
- 删除大对象，需要先解除和该大对象关联的【归档规则】