一、点击【新建】,创建新的工作流程
二、基本信息
- 工作流名称:用于展示流程的名称,不超过100个字符
- API名称:用于唯一标识此流程,用于代码的对接及场景下使用;自动生成,API名称不可修改。
- 工作流描述:描述流程的用途或是意义等信息,最多不超过500个字符
- 在什么对象下触发:选择对象,选择后会出现触发器。
三、配置触发器
设置某个对象的某个动作,从而触发工作流。
- 选择对象:支持的对象包括市场活动、线索、客户、联系人、商机、商机2.0、合同、订单、退货单、开票、退款、回款、回款计划、入库单、发货单、促销、客户账户、预存款收支明细、返利收支明细、工单、出库单、合作伙伴、调拨单、订单产品、报价单及自定义对象。
- 触发方式:
- 新建:区分 数据提交时直接触发 和 数据审批通过后再触发(如无审批,直接触发)
- 数据提交时直接触发:勾选后,同一个触发对象、相同触发条件,新建数据后自动同时触发审批流、工作流;
- 数据审批通过后再触发:勾选后,同一个触发对象、相同触发条件,新建数据后优先审批流;只有审批流通过后,才会触发工作流;且 如果配置审批,将会直接触发工作流。
- 作废:作废一条数据时,若满足条件将触发工作流。
- 恢复:恢复一条数据时,若满足条件将触发工作流。
- 字段更新触发:通过编辑操作或者流程后动作产生的字段值发生变化时(区分变更前、变更时、变更后),触发工作流。
- 定时触发:新建、更新数据都会匹配定时触发的工作流,满足条件会生成待办任务。 若CRM对象数据新增和更新满足了触发工作流的配置条件,系统可自动匹配并计算出执行时间。最终在执行时间节点触发该工作流。目前,定时触发通过执行次数分为“执行一次”和“重复执行”两种定时类型。
- 新建:区分 数据提交时直接触发 和 数据审批通过后再触发(如无审批,直接触发)
3.1 "执行一次"的定时触发
场景举例1:用户新建订单数据后,次日提醒库管发货。假设创建订单日期是"2022年01月04日10:00",计划次日10:00发送CRM提醒给库管人员,提醒库管人员发货。此类场景可通过配置"执行一次"实现定时触发工作流。
场景对应配置图:
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配置步骤
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Step 1、选择定时类型
"定时类型":工作流定时触发支持“执行一次”和“重复执行”两种定时类型。其中“执行一次”为此定时触发工作流仅执行一次,“重复执行”意为定时触发工作流可配置重复频率(每年、每月、每周、每天)触发工作流。其详细操作请参见:下述**“重复执行”**的定时触发。
若想实现上述"场景举例1"功能,管理员可在创建步骤时选择【执行一次】。 -
Step 2、选择执行日期
“执行日期”:管理员可选择工作流发起对象下的【日期】、【日期时间】字段,其中日期时间字段只获取其日期(年/月/日)。
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若想实现上述"场景举例1",在此步骤管理员可配置“创建时间—之后—1—天”,系统可计算得出工作流执行日期为2018年8月5日。具体执行时间,可在Step 3配置。
- Step 3、选择执行时间
执行时间:管理员可通过选择“固定时间”和“公式”两种类型来确定执行工作流的时间。
固定时间: 一天内24个整点时刻
- 公式:
选择工作流发起对象中日期时间、时间字段,其中日期时间字段只获取其时间(时/分/秒)。
- 若实现上述"场景举例1",管理员可配置“创建时间-当时”。
通过以上3个步骤可管理员可结合实际需求场景配置“执行一次”的定时触发工作流。
3.2 “重复执行”的定时触发
场景举例2:销售人员新建回款时,填写了“回款日期“字段为“1月6日”,管理员希望在”回款日期“当天以及之前三天(1月3、4、5、6日)的每天8:00发送CRM提醒,提醒该回款负责人执行操作。此类场景可通过配置”重复执行“的定时触发工作流实现。
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配置步骤:
- Step 1、选择定时类型
若实现“场景举例2”,CRM管理员在此步骤中可选择“重复执行”。 - Step 2、选择重复时间频率
“重复执行”:目前支持“每天、每周、每月、每年”时间频率,管理员可根据场景需求选择。
若实现“场景举例2”,管理员在此步骤中可选择“每天”。 - Step 3、选择执行时间
“执行时间”:管理员也可通过选择“固定时间”和“公式”两种类型来确定执行工作流的时间。
若实现“场景举例2”,CRM管理员在此步骤中可选择“固定时间-8时”。 - Step 4、选择开始时间
"开始时间":重复执行的定时触发的开始节点。管理员可选择工作流发起对象中,日期、日期时间字段,其中日期时间字段只获取其日期(年/月/日)
- Step 1、选择定时类型
若实现“场景举例2”,CRM管理员在此步骤中可选择“回款时间-之前-3-天“。
- Step 5、选择结束时间
管理员可选择“结束于”工作流发起对象中的日期、日期时间字段,其中日期时间字段只获取其日期(年/月/日);也可选择“永不结束”从而不停止此定时触发工作流。
若实现“场景举例2”,管理员在此之前步骤中可选择“结束于-回款时间-当天“。
通过以上5个步骤,管理员可结合实际需求场景配置相应的定时触发工作流。
四、过滤器
针对触发后的工作流,可以根据字段进行过滤,只有满足过滤条件的数据,才会执行工作流和后动作。
- 过滤条件:支持本对象字段、关联对象字段、负责人所属主部门、人员、人员属性;
五、保存/发布
- 保存流程,即生成新的流程版本;
- 保存时,可选择立即启用或暂不启用;
- 若选择暂不启用时,同时存在旧版,扔执行旧版)